1 Februari 2014. Wéér een deadline. Op die datum vindt de wijziging plaats in het betalingsverkeer in het gehele Eurogebied. We krijgen dan te maken met ‘Single Euro Payments Area’, afgekort SEPA. Een gevolg van een besluit van de Europese Commissie. De huidige Nederlandse overboeking- en incassoproducten kunnen dan overboord.

SEPA is als term bij veel organisaties bekend. Maar het behelst meer dan het omzetten van rekeningnummers in software. Er moeten antwoorden komen op vragen als: ‘Welke betaalproducten ga ik aan mijn klanten aanbieden?

Incasso: ingrijpende veranderingen

De automatische incasso treft de grootste verandering. Dit wordt een Europees product en er volgen strenge waarborgen ter bescherming van consumenten. Dat is goed, maar heeft wel gevolgen. Telefonische machtigingen behoren tot het verleden. Het welbekende vinkje op internet om toestemming te geven voor een machtiging ook. Door de invoering van SEPA zetten we met de soepele verwerking van betalingen zonder dat daar ‘mensenwerk’ aan te pas komt wordt weer een stap terug. Vanaf 1 februari 2014 moet er een machtigingsformulier naar de klant worden verzonden en dit moet worden ondertekend en teruggestuurd. Het is de taak van verzekeraars om hierop te controleren. Eerst dient het formulier geregistreerd en gearchiveerd te worden. Pas daarna kan er een zogenaamde pre-notificatie worden verzonden. Minimaal 14 dagen voordat er afgeschreven wordt, tenzij men anders afspreekt. Indien verzekeraars niet aan de SEPA regels voldoen of wanneer het proces niet correct verloopt, dan kan de klant nog 13 maanden daarna storneren.

Machtigingenadministratie en rapportage/mandaatbeheer

De machtigingenadministratie moet helemaal op orde zijn. Dit geldt zowel voor de fysieke (de papieren, ondertekende variant) als de elektronische administratie. Op verzoek van de debiteur moet een kopie van de machtiging verstrekt worden. De gegevens van elke machtiging moeten elektronisch opgeslagen worden. Daarbij krijgt iedere machtiging een zogenaamd mandaat-ID. Een eigen uniek nummer. Met iedere incasso-opdracht moeten tenslotte de machtigingsgegevens worden meegezonden.

Ook Factua is, als facturatie- en incasso specialist, al in een vergevorderd stadium bij het ‘SEPA-proof’ maken van onze systemen. Wij verwachten hier ruim voor 1 februari 2014 mee gereed te zijn. Uiteraard houden wij u op de hoogte van alle ontwikkelingen hieromtrent.