Openstaande facturen? 5 tips om dit in 2020 te voorkomen

De nachtmerrie van iedere ondernemer: facturen die open blijven staan, doordat klanten niet op tijd betalen. Toch overkomt het iedere ondernemer wel eens. Maak de kans op openstaande facturen in het nieuwe jaar zo klein mogelijk met deze 5 tips.

Als u facturen niet op tijd betaald krijgt, kan dit u als ondernemer flink in de problemen brengen. Rekeningen die bij uw bedrijf binnenkomen, moet u tenslotte ook betalen. Met deze stappen voorkomt u openstaande facturen!

1. Breng uw risico’s goed in kaart

Heeft u een snel wisselende klantenkring? Dan is de kans op onbetrouwbare klanten groter dan wanneer u veel vaste klanten heeft. Zorg dat u dit goed in beeld heeft. Heeft u relatief veel nieuwe klanten? Dan kunt u ervoor kiezen om direct na de werkzaamheden te factureren. Wacht niet tot een vast moment (bijvoorbeeld aan het einde van de maand). Hoe sneller de factuur de deur uit is, hoe sneller u de betaling binnen hebt.

Zorg daarnaast dat u inzichtelijk heeft, wat het effect is op uw onderneming wanneer een klant niet (op tijd) betaalt. Ontstaan er tekorten? Hoe groot is dit risico voor uw onderneming? Als u dit goed in kaart heeft, kunt u hier vooraf op inspelen.

2. Vraag de klant vooraf te betalen

Vraag de klant het bedrag (gedeeltelijk) vooraf te betalen. Zo bent u er zeker van dat u de betaling binnen krijgt. Denk ook na welk bedrag u redelijkerwijs vooraf aan de klant kunt vragen. Zeker bij nieuwe klanten of klanten die eerder betalingsproblemen hebben gehad, zijn dit soort afspraken aan te raden. Het is wel afhankelijk van de branche waarin u werkzaam bent of dit gebruikelijk is.

3. Leg afspraken met de klant vast

En zet deze gemaakte afspraken altijd op papier. Zo voorkomt u onenigheid achteraf. Zorg er ook voor dat de klant deze afspraken bevestigt. Ontstaan er op een later moment toch betalingsproblemen? Dan kan de klant u niet verwijten dat de afspraken niet duidelijk zijn gecommuniceerd.

4. Neem direct contact op bij een achterstand

Heeft u een betaling niet op tijd binnen? Neem dan contact op met de klant. Zorg dat u  goed voorbereid aan het gesprek begint. Wat wilt u bereiken? Wilt u het bedrag direct betaald krijgen, mag dit op termijn of is een betalingsregeling een mogelijkheid? Zorg er tijdens dit contact voor dat u vriendelijk én zakelijk blijft. Voorkom grof taalgebruik of dreigementen!

En onthoud: een goede relatie met de klant is erg belangrijk. Wanneer klanten u graag zien, is de bereidheid om openstaande facturen te betalen ook groter.

5. Komt u er niet uit? Start een gerechtelijk traject

Heeft u ondanks de tips hierboven nog altijd uw betaling niet binnen? Dan kunt u ervoor kiezen om de vordering over te dragen aan de gerechtsdeurwaarder waar Factua mee samenwerkt. Deze start samen met u het minnelijk incasso traject. Leidt dit niet tot het gewenste resultaat? Dan kunt u een gerechtelijk traject starten. Of u hiervoor kiest, hangt af van de situatie en het openstaande bedrag waar het om gaat.

Hulp nodig?

Heeft u een klant met openstaande facturen en krijgt u dit probleem ondanks bovenstaande tips niet opgelost? Wij adviseren u ook in 2020 graag over uw mogelijkheden. Bel 078 611 45 00 of stuur een e-mail naar info@factua.nl.