Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Wij zijn Factua. Factua is een partij die factureert en incasseert in opdracht en namens haar opdrachtgevers bij particulieren en bedrijven. Factua heeft in principe geen rechtstreeks contact met particulieren, haar activiteiten zijn business to business (B2B) gericht.

Reikwijdte

Deze privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens van onze opdrachtgevers die hun bedrijf als een natuurlijk persoon voeren. Wij verwerken ook persoonsgegevens in opdracht van onze opdrachtgevers. Ook dan zullen wij zorgvuldig met de persoonsgegevens omgaan, maar deze privacyverklaring is hier niet op van toepassing. In die situatie zijn wij verwerker en is onze opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke.

Veiligheid van jouw gegevens

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens goed zijn beschermd. Deze gegevens worden dan ook uiterst zorgvuldig behandeld en alleen verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast beveiligen we onze gebouwen, systemen, netwerken en servers en hebben al onze medewerkers geheimhoudingsplicht. Jouw gegevens worden alleen gebruikt door medewerkers die deze nodig hebben om jouw overeenkomst met ons uit te voeren.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens:

• Die iets vertellen over jou.
• Die kunnen herleiden naar je.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn je naam, adres of woonplaats.

Waarvoor verzamelen wij persoonsgegevens?

Overeenkomst afsluiten en beheren

Als je een overeenkomst met ons aangaat, gebruiken wij je gegevens voor het afsluiten, administreren en uitvoeren van deze overeenkomst. Wij verzamelen hiervoor alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst.

Contact over onze diensten

Wij hebben contact met je over jouw afgenomen diensten. Je kan contact met ons hebben per e-mail, brief en telefoon. De contactmomenten worden vastgelegd. Deze informatie gebruiken wij om onze dienstverlening en producten te verbeteren en om jouw vragen te beantwoorden.

Als je telefonisch contact met ons hebt, wordt het telefoongesprek opgenomen. Dit doen wij:

• voor trainings- en coachingsdoeleinden van onze medewerkers;
• ter verbetering van onze dienstverlening.

Daarnaast wordt het gesprek bewaard om je eventueel later nog beter van dienst te kunnen zijn.

Website, nieuwsbrief, aanbiedingen en klantonderzoeken

• We houden onze klanten (en voormalige klanten gedurende 2 jaar) graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met nieuwsbrieven en aanbiedingen waarvan wij denken dat ze interessant voor je zijn. Bij iedere nieuwsbrief of aanbieding ontvang je informatie hoe je je hiervoor kunt afmelden.
• Wij vinden het belangrijk dat onze klanten tevreden zijn. Daarom kunnen wij u uitnodigen voor deelname aan een enquête. Bij iedere uitnodiging voor deelname hieraan ontvang je informatie hoe je je hiervoor kunt afmelden.
• Heb je onze website bezocht of volg je ons op social media? Dan onthouden we jouw interesses en voorkeuren. Wij kunnen daartoe informatie opslaan op jouw computer in de vorm van een cookie. Informatie over cookies kan je lezen in de Cookieverklaring. Zo kunnen wij je gepersonaliseerde content of aanbiedingen tonen die interessant voor je zijn. Op deze manier voorkomen we dat je informatie te zien krijgt die minder relevant is voor je. We gebruiken hiervoor nooit bijzondere persoonsgegevens.
• Daarnaast verwerken wij een aantal gegevens van je om de functionaliteit van onze website en e-mailings te kunnen bieden en technisch te beheren. Voor dit doel verwerken wij technische gegevens. Voorbeelden hiervan zijn het IP-adres van het apparaat waarmee je onze website bezoekt, de bezochte webpagina’s, klik- en surfgedrag, de gebruikte internetbrowser en de duur van jouw bezoek of sessie.

Voldoen aan de wet

Wij gebruiken persoonsgegevens om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen als dit nodig is om de gevraagde dienst of actie te kunnen verzorgen. Wij maken met de partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, afspraken over het gebruik en de beveiliging van die gegevens.

• Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens door te geven. Denk daarbij aan de Belastingdienst, onze accountant, UWV, Politie, Justitie of toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank, de Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Ook schakelen wij andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren die te maken hebben met de overeenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld incassobureaus.
• Wij kunnen ook werkzaamheden uitbesteden aan zogenaamde verwerkers. Dit kunnen zowel groepsmaatschappijen als externe partijen zijn. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van externe dienstverleners voor ons e-mailverkeer of voor telefonische bereikbaarheid.

Als jouw gegevens worden doorgegeven aan partijen in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan zullen wij er voor zorgen dat de gegevens adequaat beschermd zijn. Zo nodig zullen wij daarvoor afspraken maken met deze partijen.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Dat betekent dat we gegevens bewaren zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we ze gebruiken.

Mocht je hier specifieke vragen over hebben, dan kan je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming (zie contactgegevens hieronder).

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt een aantal wettelijke rechten met betrekking tot het verwerken van jouw persoonsgegevens. Hieronder lichten wij elk recht kort toe. Het uitoefenen van deze rechten is soms aan voorwaarden gebonden. Meer informatie hierover vindt je op de website van de Autoriteit van de Persoonsgegevens.

Recht op inzage

Als je wilt weten welke persoonsgegevens over jou worden verwerkt of met welke categorieën van partijen wij persoonsgegevens delen, kan je gebruik maken van jouw recht op inzage. Je kan daarvoor een verzoek indienen. Vermeld in jouw verzoek welke gegevens je wilt inzien. Indien je hierbij om kopieën van reeds aan jouw verstrekte gegevens vraagt, dan kunnen wij hiervoor een redelijke vergoeding vragen.

Recht op rectificatie

Gegevens die onjuist zijn kunnen wij voor je aanpassen. Je kan hiervoor een verzoek tot rectificatie indienen.

Recht op vergetelheid

Wil je dat wij alle persoonsgegevens die wij van je vastgelegd hebben verwijderen? Dan onderzoeken wij of dit mogelijk is. Wij kunnen niet in alle gevallen jouw gegevens verwijderen. Bijvoorbeeld als dit in strijd is met de wet. Dit komt voor als wij een wettelijke bewaarplicht hebben of als gegevens betrekking hebben op een lopende overeenkomst of procedure.

Recht op bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking door ons. Er wordt dan een afweging gemaakt tussen jouw en onze belangen bij de verwerking. Weegt jouw privacybelang zwaarder dan ons belang? Dan zetten wij de verwerking stop. Maak je bezwaar tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing? Dan zullen wij die verwerking direct stoppen.

Recht op beperking van de verwerking

In sommige situaties heb je de mogelijkheid om de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons tijdelijk ‘stil te laten zetten’ totdat een probleem of bezwaar is opgelost. Wij mogen de persoonsgegevens dan alleen nog onder bepaalde voorwaarden verwerken.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit)

Je hebt het recht om een ‘machine leesbare’ kopie te krijgen van de persoonsgegevens die je aan ons heeft verstrekt.

Gebruikmaken van jouw rechten

Wil je gebruikmaken van een van bovenstaande rechten? Dan kan je een verzoek indienen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Dit kan via onderstaande contactgegevens. Vermeld in jouw bericht duidelijk van welk recht je gebruik wilt maken. Het kan zijn dat wij je vragen om je nader te identificeren. Dit doen wij om er zeker van te zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon sturen. We kunnen ook contact met je opnemen als jouw verzoek ons niet duidelijk is. Je krijgt binnen 1 maand schriftelijk antwoord op jouw bericht.

Contactgegevens Functionaris voor Gegevensbescherming

• Stuur een e-mail naar: privacy@factua.nl
• Stuur een brief naar:

Factua
T.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming
Postbus 651
3300 AR Dordrecht

Vragen

Heb je een vraag, opmerking, suggestie of klacht over het onderwerp privacy? Ook dan kan je contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Dit mag via bovenstaande contactgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan kijken we graag met je of we tot een oplossing kunnen komen. Komen we er samen niet uit? Dan kan je een klacht indienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kan hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. De meest actuele Privacyverklaring vind je altijd op onze website. Deze versie is het laatst gewijzigd op 12-11-2021.