Op vakantie zonder zorgen? Laat je administratie voor je werken

De zomer komt eraan. Ga je binnenkort op vakantie? Tijd voor ontspanning! Maar voordat je de out-of-office aanzet, is het goed om eerst een snelle administratieve check te doen. De 7 praktische tips hieronder helpen je daarbij.

1. Plan je facturen vooruit

Wachten met factureren tot ná je vakantie? Niet nodig. Als de facturen niet meer wijzigen, kun je deze vooraf aanmaken en automatisch laten verzenden op een verzenddatum naar keuze. Je kan facturen ook alvast klaarzetten door op ‘Opslaan’ te klikken. Deze kan je na je vakantie controleren, eventueel aanpassen en daarna direct indienen. Dat bespaart een hoop tijd bij terugkomst.

2. Controleer de status van facturen

Natuurlijk is het fijn als je klanten op tijd betalen. Maar misschien zijn er nog openstaande facturen voordat je vakantie ingaat. In dat geval kan het handig zijn om deze door te lopen en contact op te nemen met de debiteuren waarbij dit zo is. Misschien is het verstandig om de uiterste betaaldatum van de factuur aanpassen. Zo verklein je de kans dat zij een herinnering, aanmaning of sommatie ontvangen tijdens je vakantie.

3. Informeer je klanten (en leveranciers)

Misschien een voor de hand liggende tip, maar wel belangrijk. Voorkom verrassingen en laat je klanten weten wanneer je weg bent. Stel een automatisch antwoord in op je e-mailaccount en klantvragen per e-mail eventueel automatisch door naar een collega. Je kunt er ook voor kiezen om je e-mailhandtekening tijdelijk aan te passen vóór en tijdens je vakantie. Update ook je contactpagina of bedrijfsaccount op social media met je afwezigheid. En stel eventueel een vervangende contactpersoon in. Zo hoeven klanten minder lang te wachten.

4. Regel vervanging of gedeelde toegang

Vakantie is pas écht ontspannen als je weet dat iemand bij kan springen. Via Factua kun je eenvoudig extra gebruikers aanmaken met specifieke rechten. Je kunt de rechten van bestaande gebruikers ook aanpassen. Denk aan een collega die normaal alleen facturen en abonnementen mag bekijken, maar deze tijdens jouw vakantie ook moet kunnen bewerken.
 

5. Controleer je automatische incasso’s en betalingen

Het zou natuurlijk kunnen dat veel van je klanten zelf ook met vakantie gaan. Merk je dat er meer facturen openstaan in de zomer? Mogelijk is het banksaldo te laag vanwege alle vakantie-uitgaven en hebben debiteuren niet door dat een betaling openstaat. Controleer dus of je facturatiecyclus goed loopt: vooral bij klanten die vaak te laat betalen of waarbij automatische incasso’s niet lukken. Als een abonnement maandelijks wordt geïncasseerd, kan je via de Factua-software eenvoudig een andere incassodatum instellen. Probeer dit ruim voor je vakantie aan te passen.

6. Houd je administratie actueel

Het is ook belangrijk dat de administratie begrijpelijk is voor je collega’s (en jezelf bij terugkomst). Via de Factua-software, kun je een overzicht maken van alle openstaande facturen. Ga naar het menu ‘Facturen’ en klik naast ‘Weergeven’ op ‘Openstaand’ om deze te bekijken. Je kunt hier ook filteren op de factuurstatus, bijvoorbeeld ‘Herinnerd’, ‘Aangemaand’, Gesommeerd of ‘Ter beoordeling’.

7. Check alles even bij terugkomst

Een goede start na je vakantie begint met een korte controle. Bespreek dit ook met de collega’s die jouw taken hebben waargenomen. Zo voorkom je misverstanden en ben je snel weer up-to-date.

Bonustips

• Maak een vakantiechecklist en sla deze op een centrale plek op, zodat je collega’s er ook toegang toe hebben. Zo ben je snel voorbereid op de volgende vakantieperiode.
• Gebruik beveiligde cloudopslag. Sla belangrijke documenten op in de cloud, zodat je team of collega ook bij de juiste info kan.

Factua wenst je een ontspannen zomer

Met een paar slimme voorbereidingen en de juiste instellingen in je facturatiesysteem kun je met een gerust hart vertrekken. Heb je, voordat je de koffers inpakt, nog vragen of advies nodig over de Factua-software? Neem dan contact met ons op. Fijne vakantie!