Factuur niet betaald: wanneer kies je voor opschorten?

Het kan gebeuren dat een klant een factuur en/of andere openstaande kosten niet op tijd betaalt. Wat kun je doen als de uiterlijke betaaldatum van de sommatie is verstreken? Goed om te weten is dat je de factuur niet meteen hoeft over te dragen aan de gerechtsdeurwaarder of te crediteren. Je kunt er ook voor kiezen om de factuur op te schorten.

Wat betekent opschorten?

Met ‘opschorten’ bedoelen we dat je een factuur langer open laat staan. Factua onderneemt dan geen actie meer op deze factuur. ‘Opschorten’ is geen officiële boekhoudkundige term. In de praktijk betekent het dat je de factuur blijft meenemen in je openstaande posten, maar apart markeert in je administratie.

Opschorten kan handig zijn als:

• je nog met de klant in gesprek bent over de factuur en verwacht dat jullie samen een oplossing vinden;
• je denkt dat strenge maatregelen, zoals een deurwaarder inschakelen, de klantrelatie kunnen schaden en je dat liever wilt voorkomen;
• je verwacht dat de klant binnenkort alsnog betaalt, bijvoorbeeld over een paar weken.

2 voorbeelden van opschorten

1. De klant heeft nog niets betaald

In dit geval staat de factuur volledig open en gebeurt er (nog) niets mee. Neem contact op met de klant en bespreek samen wat er mogelijk is. Wanneer je klant de opgeschorte factuur betaalt, is het belangrijk dat het factuurnummer in de omschrijving staat. Dan wordt het bedrag automatisch gekoppeld aan de factuur. Let op: je bepaalt zelf of je klant de aanmaningskosten ook moet betalen. Deze kosten zijn tegengeboekt toen je de factuur opschortte, maar zijn nog niet betaald.

2. De klant heeft een deel betaald

Soms betaalt de klant wel de factuur zelf, maar niet de extra kosten, zoals aanmaningskosten. Als je de factuur opschort, worden die openstaande kosten tegengeboekt. 

• Wil je de aanmaningskosten niet in rekening brengen bij de klant? Zet de factuur dan zelf op ‘betaald’ in de software van Factua.
• Wil je dat de klant de aanmaningskosten wél betaalt? Vraag de klant dan vriendelijk om dit alsnog te doen. Vermeld hierbij het juiste factuurnummer.
   

Maak bewuste keuzes

Een onbetaalde factuur hoeft niet meteen gecrediteerd of aan de gerechtsdeurwaarder overgedragen te worden. Door tijdelijk op te schorten, geef je jezelf ruimte om tot een oplossing te komen zonder direct verlies te nemen of de relatie met je klant te schaden. Noteer altijd goed waarom je deze keuze maakt en houd belangrijke data in de gaten, zodat je geen deadlines mist.

Alternatieven voor opschorten

Denk je dat een factuur écht niet meer betaald wordt? Of is dit niet meer nodig? Dan kan je de factuur crediteren in de software van Factua. Wil je juist dat de factuur wél betaald wordt, maar lukt dat niet via contact met de klant? Dan kun je ervoor kiezen om de factuur over te dragen aan een gerechtsdeurwaarder.

Heb je een vraag over een onbetaalde factuur?

In sommige gevallen blijft een factuur onbetaald. Twijfel je welke keuze je moet maken? Geen zorgen: Factua denkt graag met je mee. Neem gerust contact met ons op. Samen kijken we wat in jouw situatie het beste is.