Koppel ontdekt fout aan keukentafel

Een factuur achteraf aanpassen: mag dat?

Gepubliceerd op
2.440 keer gelezen

Het kan de beste overkomen: na het versturen van een factuur, ziet u dat er een fout in staat. Oeps! Of u krijgt een bericht dat uw klant een nieuw adres of rekeningnummer heeft. In deze gevallen wilt u een nieuwe, juiste factuur opsturen. Maar mag u een factuur achteraf aanpassen? En wat zijn hier de regels voor?

Fout in factuur aanpassen

U mag een factuur achteraf aanpassen. Een factuur is namelijk een betaalverzoek en niet wettelijk bindend. Ook als er een fout op de factuur staat, verandert er niets aan de onderliggende overeenkomst of gemaakte afspraak.

Maar let op: als u een factuur corrigeert, doe het goed. Van de Belastingdienst mogen verzonden facturen niet zomaar aangepast en opnieuw verstuurd worden. Iedere factuur moet uniek zijn. Daarom kunt u geen twee facturen met hetzelfde factuurnummer sturen. Ook het verwijderen van een factuur mag niet zomaar. Hierdoor kan er een gat in uw factuurnummering ontstaan.

Binnen welk termijn aanpassen?

Ook als de betaaltermijn al verstreken is, mag een factuur aangepast worden. U mag een factuur aanpassen zolang hij nog niet is verjaard. Hoe lang dit duurt, hangt van meerdere factoren af. Maar de verjaringsperiode ligt meestal tussen de 2 en 5 jaar.

Tip: komt u er snel achter dat er een fout in de factuur staat? Dan is het aan te raden om de klant direct te bellen. In dit geval kunt u aangeven dat de ontvangen factuur als ‘niet verstuurd’ mag worden beschouwd. Wanneer u dit doet, is het verstandig om dit akkoord ook per e-mail nog te bevestigen. Vervolgens kunt u een nieuwe factuur opsturen. Zorg er altijd voor dat u een factuur aanpast of herziet volgens de regels van de Belastingdienst.

Factuur aanpassen, zo doet u dat

Hoe u de factuur het beste kunt aanpassen, hangt af van wat u wilt wijzigen.

  • Te weinig in rekening gebracht? Dan stuurt u een extra factuur met een eigen factuurnummer. Geef op de factuur duidelijk aan dat het om een extra bedrag gaat van de oorspronkelijke factuur.
  • Te veel in rekening gebracht? Dan kunt u een deel van de factuur terugbetalen met een creditfactuur. Hiermee geeft u een verlaging of kwijtschelding van het bedrag op de oorspronkelijk factuur. Met een creditfactuur zorgt u ervoor dat de btw en uw administratie weer kloppen. Verwijs in de creditfactuur naar de oorspronkelijke factuur door het factuurnummer te vermelden.
  • Wilt u de gehele factuur aanpassen? Dan kunt u originele factuur volledig crediteren met een creditfactuur. Na het volledig crediteren maakt u een nieuwe factuur aan voor de klant. Dit kan bijvoorbeeld wanneer u klantgegevens wilt aanpassen.

Hulp nodig?

Wilt u een factuur aanpassen, maar heeft u hier hulp bij nodig? Of heeft u een andere vraag? Bel 078 611 45 00 of stuur een mail. Onze adviseur denkt graag met u mee!