Een factuur achteraf aanpassen: mag dat?

Het kan de beste overkomen: na het versturen van een factuur, zie je dat er een fout in staat. Oeps! Of je krijgt een bericht dat jouw klant een nieuw adres of rekeningnummer heeft. In deze gevallen wil je een nieuwe, juiste factuur opsturen. Maar mag je een factuur achteraf aanpassen? En wat zijn hier de regels voor?

Fout in factuur aanpassen

Je mag een factuur achteraf aanpassen. Een factuur is namelijk een betaalverzoek en niet wettelijk bindend. Ook als er een fout op de factuur staat, verandert er niets aan de onderliggende overeenkomst of gemaakte afspraak.

Maar let op: als je een factuur corrigeert, doe het goed. Van de Belastingdienst mogen verzonden facturen niet zomaar aangepast en opnieuw verstuurd worden. Iedere factuur moet uniek zijn. Daarom kun je geen twee facturen met hetzelfde factuurnummer sturen. Ook het verwijderen van een factuur mag niet zomaar. Hierdoor kan er een gat in de factuurnummering ontstaan.

Binnen welk termijn aanpassen?

Ook als de betaaltermijn al verstreken is, mag een factuur aangepast worden. Je mag een factuur aanpassen zolang hij nog niet is verjaard. Hoe lang dit duurt, hangt van meerdere factoren af. Maar de verjaringsperiode ligt meestal tussen de 2 en 5 jaar.

Tip: kom je er snel achter dat er een fout in de factuur staat? Dan is het aan te raden om de klant direct te bellen. In dit geval kun je aangeven dat de ontvangen factuur als ‘niet verstuurd’ mag worden beschouwd. Wanneer je dit doet, is het verstandig om dit akkoord ook per e-mail nog te bevestigen. Vervolgens stuur je een nieuwe factuur op. Zorg er altijd voor dat je een factuur aanpast of herziet volgens de regels van de Belastingdienst.

Factuur aanpassen, zo doe je dat

Hoe je de factuur het beste kunt aanpassen, hangt af van wat je wil wijzigen.

• Te weinig in rekening gebracht? Dan stuur je een extra factuur met een eigen factuurnummer. Geef op de factuur duidelijk aan dat het om een extra bedrag gaat van de oorspronkelijke factuur.
• Te veel in rekening gebracht? Dan kun je een deel van de factuur terugbetalen met een creditfactuur. Hiermee geef je een verlaging of kwijtschelding van het bedrag op de oorspronkelijk factuur. Met een creditfactuur zorg je ervoor dat de btw en administratie weer kloppen. Verwijs in de creditfactuur naar de oorspronkelijke factuur door het factuurnummer te vermelden.
• Wil je de gehele factuur aanpassen? Dan kun je originele factuur volledig crediteren met een creditfactuur. Na het volledig crediteren maak je een nieuwe factuur aan voor de klant. Dit kan bijvoorbeeld wanneer je klantgegevens wil aanpassen.

Hulp nodig?

Wil je een factuur aanpassen, maar heb je hier hulp bij nodig? Of heb je een andere vraag? Bel 078 611 45 00 of stuur een mail. Onze adviseur denkt graag met je mee!