Een factuur achteraf aanpassen: mag dat?

Het kan de beste overkomen: na het versturen van een factuur, zie je dat er een fout in staat. Oeps! Of je krijgt een bericht dat jouw klant een nieuw adres of rekeningnummer heeft. Mag je in zulke gevallen de factuur corrigeren en opnieuw sturen? En hoe werkt het volgens de regels?

Mag je een factuur aanpassen?

Een fout op de factuur heeft meestal geen gevolgen voor de onderliggende overeenkomst. Maar voor de btw en administratie moet je een foutje wel formeel corrigeren. Als je een factuur hebt verzonden, mag je deze daarna niet wijzigen of vervangen onder hetzelfde factuurnummer. Je kunt dus niet simpelweg de originele factuur aanpassen of verwijderen. 

Maak in plaats daarvan een nieuwe factuur met een uniek en opeenvolgend factuurnummer of stuur een creditfactuur waarin je verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Zo blijft je administratie sluitend én voldoe je aan de regels van de Belastingdienst.

Binnen welk termijn aanpassen?

Tip: kom je snel na de verzending achter de fout? Bel de klant dan zo snel mogelijk. Geef aan dat de oorspronkelijke factuur niet meer geldig is en stuur de klant de juiste creditfactuur of een nieuwe factuur. Zo blijft de administratie bij beide partijen correct en voorkom je verwarring.

Ook als de betaaltermijn al verstreken is, mag je een fout in een factuur corrigeren. Je mag een factuur aanpassen zolang die nog niet is verjaard. Wanneer een factuur verjaart, is afhankelijk van het soort klant en het product of de dienst die is gefactureerd.

Hoe pas je een factuur aan?

Hoe je de factuur het beste kunt aanpassen, hangt af van wat er misging.

• Te weinig in rekening gebracht? 
  Stuur een aanvullende factuur met een nieuw factuurnummer. Zet erbij dat het een aanvulling is op de factuur waarop te weinig in rekening is gebracht en vermeld het nummer van deze factuur.
• Te veel in rekening gebracht? 
  Maak een creditfactuur voor het teveel gerekende bedrag. Vermeld het nummer van de oorspronkelijke factuur, zodat je klant en de Belastingdienst de correctie herkennen.
• Hele factuur fout? 
  Dit kan bijvoorbeeld wanneer de klantgegevens niet kloppen en je deze wil aanpassen. Je kunt dan de originele factuur volledig crediteren met een creditfactuur. Maak daarna een nieuwe factuur aan voor de klant met de juiste klantgegevens. 

Hulp nodig?

Wil je een factuur aanpassen, maar heb je hier hulp bij nodig? Of heb je een andere vraag? Bel 078 611 45 00 of stuur ons een mail. We denken graag met je mee.