Automatisch incasseren? Zorg dat je gemachtigd bent

Door je debiteuren te laten betalen via automatische incasso’s, kan je als ondernemer beter inschatten wanneer ze jouw facturen betalen. Maar aan welke verplichtingen moet je voldoen als je automatische incasso’s wilt versturen? Hieronder lees je waarom het belangrijk is dat je hiervoor een machtiging krijgt. Ook lees je wat de belangrijkste spelregels zijn van de SEPA-incassomachtiging.  

Waarom gemachtigd worden?

Als je met jouw bedrijf automatisch terugkerende betalingen wilt incasseren, moeten je debiteuren (klanten) daarvoor eerst toestemming geven. Dit doe je door jouw debiteuren een SEPA-machtigingsformulier in te laten vullen en te laten ondertekenen. Als een debiteur Factua niet heeft gemachtigd, mag er dus geen automatische incasso worden uitgevoerd op het IBAN van deze persoon. Anders is de automatische incasso namelijk onterecht. De debiteur zou in dat geval binnen 13 maanden de bank kunnen vragen om de incasso terug te boeken. De debiteur kan Factua ook blokkeren, bijvoorbeeld via internetbankieren.    

Heeft een debiteur toestemming gegeven om automatische incasso’s af te schrijven? Zorg ervoor dat je de ondertekende machtiging goed administreert. Als de bank vragen heeft hierover, moet Factua de machtiging daar namelijk kunnen overleggen.     

Automatisch incasseren met Factua

Via Adviesfactuur kan je een abonnement, factuur per termijn of een eenmalige factuur aanmaken met de betalingswijze ‘Automatische incasso’. Afhankelijk van de gekozen betalingswijze wordt dan automatisch een ingevulde SEPA-incassomachtiging toegevoegd achter de overeenkomst. Het machtigingskenmerk vind je hierop terug. Het kenmerk staat ook op de factuur.

Vereisten van een machtigingsformulier

Er zijn een aantal punten waar het machtigingsformulier aan moet voldoen. Zo moet het SEPA-machtigingsformulier een op zichzelf staand document zijn. Dit formulier mag je dus niet als onderdeel opnemen in een overeenkomst. In een SEPA-machtigingsformulier moet de volgende informatie staan:

• de naam van de machtiging (bijvoorbeeld 'Doorlopende SEPA machtiging' of 'Eenmalige SEPA machtiging');
• de NAW-gegevens;
• het incassant-ID;
• het machtigingskenmerk;
• de reden voor de betaling, dus waarvoor de factuur bedoeld is; 
• de naam, het adres en de postcode  van de debiteur (geïncasseerde); 
• het IBAN en eventueel de BIC van de debiteur;
• de plaats, datum en handtekening van de debiteur.

Verder moet een incassant op het machtigingsformulier toestemming vragen aan de debiteur om een incasso-opdracht uit te voeren. Hiervoor heeft de bank twee standaardteksten opgesteld: voor doorlopende en voor eenmalige incasso’s.

Factua helpt

Heb je nog vragen over machtigingen aanvragen, het machtigingsformulier of automatisch incasseren? Je kunt ons bellen op 078 611 45 00 of een mail sturen. Onze specialisten staan klaar om je te helpen!