Beter beschermd met de nieuwe Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI)

Vanaf 1 april 2024 moeten nieuwe incassobureaus zich houden aan de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI). Deze wet stelt strengere eisen aan incassobureaus en is bedoeld om ondernemers én consumenten beter te beschermen. Bestaande incassobureaus hebben tot 1 april 2025 de tijd om aan de nieuwe wet te voldoen. In dit artikel lees je waarom de WKI is ingevoerd, wat de belangrijkste eisen zijn, welke veranderingen de nieuwe wet met zich meebrengt en hoe Factua hiermee omgaat.

Waarom is de WKI ingevoerd?

Het gebrek aan regelgeving zorgde ervoor dat sommige incassobureaus op oneerlijke manieren konden werken. De afgelopen jaren kwamen bij de NVI (brancheorganisatie van en voor incassobureaus) veel klachten binnen over misleidende praktijken en hoog oplopende incassokosten. Zo kwam het voor dat schulden van debiteuren snel opliepen door boetes, rente en incassokosten. Een kleine schuld wordt dan in korte tijd een grote schuld. Vaak leidde dit tot frustratie en financiële problemen voor zowel ondernemers als consumenten. 

Om deze problemen aan te pakken, is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) ingevoerd. De wet moet de incassosector eerlijker en transparanter maken. Het doel is dat onnodig hoge of verkeerd berekende incassokosten en onterechte vorderingen zo voorkomen worden.

Afbeelding

De belangrijkste eisen vanuit de WKI

1. Registratieplicht: incassobureaus moeten zich registreren bij de Kamer van Koophandel (KvK) en een vergunning aanvragen bij de screeningsautoriteit Justis. Zonder deze registratie mogen ze geen incassodiensten aanbieden.
2. Communicatie: incassobureaus moeten aan regels voldoen die gaan over hun communicatie met debiteuren. De contactgegevens van het bedrijf moeten op de facturen en bijbehorende brieven of e-mails staan. Een debiteur kan dan eenvoudig contact opnemen met het bedrijf dat tijdens kantooruren bereikbaar moet zijn. De eis wordt gesteld dat de medewerkers van een incassobureau vragen van klanten begripvol en hulpvaardig beantwoorden. Vragen of klachten over facturen worden serieus genomen en inhoudelijk beantwoord. 
3. Transparantie: debiteuren moeten vooraf duidelijk worden geïnformeerd over de hoogte van de incassokosten die zij (eventueel) moeten betalen. Dit voorkomt vervelende verrassingen voor jou als opdrachtgever en natuurlijk voor de debiteur. De kosten die in rekening worden gebracht, moeten realistisch zijn en in verhouding staan tot de schuld die openstaat. Alle documenten uit het dossier van een debiteur worden bij elk contactmoment bijgewerkt. Als het dossier wordt gesloten, moet het nog minimaal 2 jaar bewaard blijven. 
4. Professionalisering en scholing: medewerkers van incassobureaus moeten basiskennis hebben van de nieuwste regels en wetten die te maken hebben met incassodienstverlening. 

Klachten en toezicht

Als een opdrachtgever of debiteur een klacht heeft over het gedrag van een geregistreerd incassobureau, dan moet deze eerst worden ingediend bij het bureau zelf. Denk hierbij aan klachten die gaan over het schenden van het Incasso Keurmerk en de NVI-gedragscode. Lukt het niet om samen tot een oplossing te komen? Dan kan de klacht worden ingediend bij het financiële klachteninstituut Kifid. Klachten die niet over het gedrag gaan, maar bijvoorbeeld over de kwaliteit van een dienst, worden niet door het Kifid behandeld. 

Hiernaast houdt de Inspectie Justitie en Veiligheid toezicht op incassobureaus. Maakt een incassobureau een overtreding die voor veel schade zorgt bij de consument? Of worden waarschuwingen van de inspectie genegeerd? Dan kan het incassobureau streng worden bestraft.

WKI-eisen en aanpak Factua

Als ondernemer mag je ervan uitgaan dat geregistreerde incassobureaus zich aan de WKI-eisen houden. Zo lopen jij en jouw debiteuren niet onnodig risico. Fijn om te weten: Factua beschermt debiteuren op verschillende manieren tegen financiële problemen. Zo leggen we op onze website uit op welke manieren een debiteur een factuur van Factua kan betalen. En we geven praktische tips over wat een debiteur kan doen als het niet lukt om een factuur te betalen of wanneer een automatische incasso mislukt. 

Verder hebben we de teksten verduidelijkt van de facturen, herinneringen, aanmaningen en sommaties die een debiteur kan krijgen. Hierin staat aangegeven vanaf welke datum de debiteur aanmaningskosten moet betalen en hoe hoog deze kosten zijn als de factuur niet op tijd wordt betaald. Wil je meer weten over hoe we bij Factua de kwaliteit van onze incassodienstverlening blijven verbeteren? Neem gerust contact met ons op. Wij leggen het je graag uit.