Niet op tijd betaalde facturen behandelen
Het kan gebeuren dat je klant een factuur niet op tijd betaalt. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn. Bijvoorbeeld omdat er even te weinig geld op de bankrekening staat. Of omdat de klant het niet eens is met de factuur. Lees hoe je kunt omgaan met niet-betaalde facturen én welke keuzes je hebt in de software van Factua.
Houd contact met de klant
Soms nemen klanten zelf contact op om aan te geven dat zij de factuur niet kunnen betalen vóór de uiterste betaaldatum. Maar het kan natuurlijk ook gebeuren dat de klant de factuur in de e-mail simpelweg is vergeten te betalen.
Is de uiterste betaaldatum voorbij? Dan krijgt de klant automatisch een herinnering via Factua. Tip: neem ook zelf contact op met de klant en kijk samen of je een oplossing kan vinden. Zo kan je als Factua-gebruiker een nieuwe betaalafspraak maken door de uiterste betaaltermijn te verlengen.
Sommatie verlopen: dit kun je doen
Heeft je klant al een herinnering, aanmaning en sommatie ontvangen? En is de laatste betaaltermijn ook verlopen? Dan stuurt Factua je hiervan een melding per e-mail.
Je kunt dan voor die factuur kiezen uit 4 mogelijkheden:
- De factuur op ‘betaald’ zetten. Dit kan je doen als het volledige factuurbedrag is betaald, maar de aanmaningskosten nog openstaan.
- De factuur opschorten. Deze blijft dan tot 4 jaar openstaan in de software van Factua. Als de klant de factuur later alsnog betaalt, kan deze betaling hierop geboekt worden.
- De factuur crediteren. Voor de eerder verzonden factuur ontvangt jouw klant een creditfactuur.
- De factuur overdragen aan de gerechtsdeurwaarder.
Wanneer kies je welke optie?
Bekijk bij een openstaande factuur eerst welke mogelijkheid het best past bij de situatie. Ben je zelf nog in gesprek met de klant of verwacht je dat de klant binnenkort betaalt? Dan kan je kiezen voor ‘opschorten’. Als je weet dat de klant niet gaat betalen, maar je wilt verder geen actie meer ondernemen, dan kun je ervoor kiezen om de factuur te crediteren. De factuur én de betalingsverplichting komen hiermee te vervallen. Staan alleen de aanmanings- en sommatiekosten open? Dan kun je ervoor kiezen om de factuur op ‘betaald’ te zetten.
Kom je er écht niet uit met de klant? Dan heb je altijd nog de mogelijkheid om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Als je twijfelt over welke optie je moet kiezen, neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee.