Effectief debiteurenbeheer: hoe doe je dat?

Goed debiteurenbeheer is belangrijk voor bedrijven, zeker in deze onzekere economische tijden. De juiste balans vinden tussen het goed houden van de klantrelatie én scherp zijn op openstaande facturen brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Want hoe langer een betaling uitblijft, hoe kleiner de kans is dat het geld nog op jouw rekening belandt. Zorg daarom voor strak debiteurenbeheer zodat jouw facturen wél betaald worden. Zonder dat je daarmee de relatie met jouw klant op het spel zet. Hoe je effectief debiteurenbeheer opzet, legt Factua je graag uit:

1. Weet met wie je zaken doet

Zorg dat je vooraf weet met wie je zaken doet. Dit kan je in de toekomst een hoop problemen besparen. Zeker bij nieuwe klanten of grote opdrachten is een kredietcheck geen overbodige luxe. Tip: je kan bij de Kamer van Koophandel tegen betaling de kredietwaardigheid van bedrijven opvragen.

2. Stel betalingen niet onnodig uit

Om de goede relatie met de klant te bewaren, geven veel bedrijven te makkelijk ruimte om betalingen uit te stellen. Terwijl een regelmatige geldstroom een belangrijke factor is om schulden te voorkomen. Het is aan te raden om enkel in uitzonderlijke gevallen speciale betaaloplossingen of uitstel van betaling toe te passen. Bijvoorbeeld als de betalingsproblemen van jouw klant zijn ontstaan door de coronacrisis. Voorkom dat jouw geldstroom onderbroken wordt, zonder dat hier echt financiële aanleiding toe is.

3. Factureer snel en maak betalen makkelijk

Hoe later je de factuur verstuurt, hoe later deze wordt betaald. Zorg daarom dat je altijd zo snel mogelijk factureert. Overzichtelijke facturen met daarop duidelijk vermeld wat er geleverd is en om welk bedrag het gaat, zorgen voor beter betalingsgedrag. Gaat het om een grote opdracht en betaalt de klant in delen? Vraag bij de klant na welke betaalmomenten het beste uitkomen. Via Factua kan je per klant zelf de betaaltermijnen kiezen.

4. Wees vriendelijk, maar duidelijk

Is een betaling niet op tijd binnen? Blijf vriendelijk en ben niet te direct. Klanten met een betalingsachterstand vinden het lastig om zelf contact op te nemen, omdat er vaak sprake is van schaamte. Neem bij het uitblijven van betalingen of storneringen zelf contact op met de klant en controleer of de factuur goed is aangekomen. Achterhaal de oorzaak van het betalingsprobleem en zoek samen naar een oplossing. Spreek je met de klant een nieuwe betalingsregeling af? Noteer dit en stuur de nieuwe afspraken over de betalingsregeling ook per e-mail of brief aan de klant.

5. Houd inzicht in openstaande facturen

Houd jouw administratie goed bij. Zorg dat je weet welke klanten wel en welke nog niet betaald hebben. Dankzij het factureringssysteem van Factua houd je overzicht. Wanneer je in het dashboard naar facturen gaat, kan je jouw facturen sorteren op betaalstatus. Je ziet precies welke facturen openstaan en hoe lang. Staat een factuur te lang open? Dan kan het zijn dat jouw klant de factuur over het hoofd heeft gezien. Factua stuurt een herinnering uit om eventuele betaalachterstanden te voorkomen.

Goed debiteurenbeheer kost tijd. Factua neemt je veel werkzaamheden uit handen zoals het maken en versturen van facturen, het verwerken van betalingen en storneringen. Je kan daarnaast bijdragen aan succesvol debiteurenbeheer door de klant te benaderen en eventueel de betalingstermijn uit te stellen. Of het incassomoment af te stemmen op de debiteur.

Wil je jouw administratie met Factua nog beter beheren?

Bel 078 611 45 00 of laat via het contactformulier jouw gegevens achter. Factua geeft je graag persoonlijk advies.