Hoe laat je klanten sneller en beter betalen? 5 tips
Bij Factua snappen we hoe moeilijk het kan zijn als klanten hun facturen niet betalen. Het vraagt om een zorgvuldige aanpak met openheid en duidelijke communicatie. Wat kan je doen om debiteuren sneller en beter te laten betalen zonder de klantrelatie te beschadigen? Open en duidelijke communicatie is hierbij heel belangrijk. Hieronder lees je 5 tips om dit op een goede manier aan te pakken.
1. Gebruik eenvoudige en heldere taal
Duidelijke communicatie met je klanten is heel belangrijk. Dit begint al vóórdat zij een betalingsverplichting aangaan. Geef daarom vooraf duidelijke informatie over de betalingsvoorwaarden. Vermijd moeilijke woorden en lange zinnen, want die kunnen voor verwarring zorgen. Zet in duidelijke taal wat je van je klanten verwacht.
Goed om te weten: vorig jaar hebben we de teksten op de facturen, herinneringen, aanmaningen en sommaties duidelijker gemaakt. Zo staat er nu duidelijker in welke schuldfase de factuur zit en wat er gebeurt als deze niet op tijd wordt betaald. Hierdoor weten klanten direct waar ze aan toe zijn.
2. Wees proactief en herinner klanten
Voorkomen is beter dan genezen. Daarom is het belangrijk dat debiteuren op tijd een vriendelijke herinnering krijgen, zelfs vóórdat de betaaltermijn is verstreken. Bij Factua zorgen we ervoor dat debiteuren op tijd weten wat ze nog moeten betalen. We bieden ook oplossingen, zoals betalingsregelingen. Je kunt klanten ook zelf helpen door ze persoonlijk te herinneren aan een openstaande betaling. Als je weet waarom de klant niet betaalt, kun je beter inspelen op zijn situatie. Dit zorgt vaak voor meer begrip en motivatie om toch te betalen.
3. Kies de juiste manier van contact
Niet elke klant maakt gebruik van dezelfde communicatiekanalen. Ga na welke kanalen jouw klanten het meest gebruiken. Jongere klanten reageren vaak sneller op een WhatsApp-bericht, terwijl oudere klanten meestal liever gebeld of gemaild worden. Denk ook aan het tijdstip waarop je contact zoekt. Kies een moment waarop jouw klanten meestal goed bereikbaar zijn. Als je een debiteur op tijd herinnert aan het betalen van een factuur, verklein je de kans dat een herinnering een aanmaning wordt. Dat is fijn voor jou én je klant.
4. Toon begrip en bied oplossingen
Soms is er een goede reden waarom een klant niet betaalt. Misschien zijn er financiële problemen of is de klant niet tevreden over een product of dienst. In dit soort situaties is het belangrijk om in gesprek te gaan met de debiteur. Vraag waarom het betalen niet lukt, laat zien dat je begrip hebt en zoek samen naar een oplossing. Dit hoeft niet altijd moeilijk te zijn. Misschien kan een mislukte automatische incasso van een abonnement wél worden afgeschreven als je de dag van de incasso aanpast. Of mogelijk helpt het als je de uiterlijke betaaldatum van een factuur met een week verlengt. In Factua kun je dit eenvoudig aanpassen.
Op onze website leggen we uit wat debiteuren kunnen doen als ze een factuur niet kunnen betalen of een automatische incasso mislukt. We geven ook tips over hoe klanten hulp kunnen krijgen bij schulden en welke betaalmogelijkheden er zijn.
5. Vervolgstappen zetten wanneer nodig
Soms blijven facturen openstaan, ondanks alle inspanningen. Ook dan is het belangrijk om professioneel en respectvol te blijven. Heeft de debiteur al een herinnering, aanmaning én een sommatie gekregen, maar is de factuur nog steeds niet betaald? Hier lees je wat je welke vervolgstappen je kan zetten nadat de sommatie is verlopen.
Meer weten? Factua staat voor je klaar.
Met deze tips en onze ondersteuning kun je openstaande facturen op een klantvriendelijke en effectieve manier aanpakken. Zo is de kans groter dat je de goede relatie met je klanten behoudt. Wil je meer weten over hoe wij bij Factua debiteuren beschermen tegen financiële problemen? Neem gerust contact met ons op. Wij delen graag onze ervaring om jouw debiteurenbeheer te verbeteren.