Openstaande facturen? 5 tips om dit te voorkomen
De nachtmerrie van iedere ondernemer: facturen die open blijven staan, doordat klanten niet op tijd betalen. Toch overkomt het iedere ondernemer wel eens. Maak de kans op openstaande facturen in het nieuwe jaar zo klein mogelijk met deze 5 tips.
Als je facturen niet op tijd betaald krijgt, kan dit jou als ondernemer flink in de problemen brengen. Rekeningen die bij jouw bedrijf binnenkomen, moet je tenslotte ook betalen. Met deze stappen voorkom je openstaande facturen!
1. Breng jouw risico’s goed in kaart
Heb je een snel wisselende klantenkring? Dan is de kans op onbetrouwbare klanten groter dan wanneer je veel vaste klanten hebt. Zorg dat je dit goed in beeld hebt. Heb je relatief veel nieuwe klanten? Dan kan je ervoor kiezen om direct na de werkzaamheden te factureren. Wacht niet tot een vast moment (bijvoorbeeld aan het einde van de maand). Hoe sneller de factuur de deur uit is, hoe sneller je de betaling binnen hebt. Zorg daarnaast dat je inzichtelijk hebt, wat het effect is op jouw onderneming wanneer een klant niet (op tijd) betaalt. Ontstaan er tekorten? Hoe groot is dit risico voor jouw onderneming? Als je dit goed in kaart hebt, kan je hier vooraf op inspelen.
2. Vraag de klant vooraf te betalen
Vraag de klant het bedrag (gedeeltelijk) vooraf te betalen. Zo ben je er zeker van dat je de betaling binnen krijgt. Denk ook na welk bedrag je redelijkerwijs vooraf aan de klant kan vragen. Zeker bij nieuwe klanten of klanten die eerder betalingsproblemen hebben gehad, zijn dit soort afspraken aan te raden. Het is wel afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent of dit gebruikelijk is.
3. Leg afspraken met de klant vast
En zet deze gemaakte afspraken altijd op papier. Zo voorkom je onenigheid achteraf. Zorg er ook voor dat de klant deze afspraken bevestigt. Ontstaan er op een later moment toch betalingsproblemen? Dan kan de klant je niet verwijten dat de afspraken niet duidelijk zijn gecommuniceerd.
4. Neem direct contact op bij een achterstand
Heb je een betaling niet op tijd binnen? Neem dan contact op met de klant. Zorg dat je goed voorbereid aan het gesprek begint. Wat wil je bereiken? Wil je het bedrag direct betaald krijgen, mag dit op termijn of is een betalingsregeling een mogelijkheid? Zorg er tijdens dit contact voor dat je vriendelijk én zakelijk blijft. Voorkom grof taalgebruik of dreigementen! En onthoud: een goede relatie met de klant is erg belangrijk. Wanneer klanten je graag zien, is de bereidheid om openstaande facturen te betalen ook groter.
5. Kom je er niet uit? Start een gerechtelijk traject
Heb je ondanks de tips hierboven nog altijd jouw betaling niet binnen? Dan kan je er voor kiezen om de vordering over te dragen aan de gerechtsdeurwaarder waar Factua mee samenwerkt. Deze start samen met jou het minnelijk incasso traject. Leidt dit niet tot het gewenste resultaat? Dan kan je een gerechtelijk traject starten. Of je hiervoor kiest, hangt af van de situatie en het openstaande bedrag waar het om gaat.
Hulp nodig?
Heb je een klant met openstaande facturen en krijg je dit probleem ondanks bovenstaande tips niet opgelost? Wij adviseren je graag over jouw mogelijkheden. Bel 078 611 45 00 of stuur een e-mail naar info@factua.nl.